ガンちゃんに「閲覧専用URL」と「保存履歴」が加わりました｜クライアントやチームと安心して共有するコツ

「工程表をクライアントに見せたいけれど、うっかり触られて予定が変わったら困る」「先週の打ち合わせのときの状態をもう一度見たい」。ガントチャートを人と共有していると、こうした場面に出会います。そこでガンちゃんに、見るだけの相手に渡せる「閲覧専用URL」と、直近の保存内容に戻せる「保存履歴」の2つの機能が加わりました。この記事では、それぞれの使い方と、クライアントやチームと共有するときのコツを紹介します。

今回加わった2つの機能

どちらも、いつものガンちゃんの画面からそのまま使えます。ログインやインストールは不要です。

「プロジェクト共有」ボタンで2種類のURLを使い分ける

画面の「プロジェクト共有」ボタンを押すと共有画面が開き、2種類のURLをコピーできます。渡す相手によって使い分けるのがポイントです。

編集用URL：自分と、一緒に編集する人だけに渡す

タスクの追加・変更・保存ができるURLです。自分自身と、実際に工程表を組み立てるメンバーにだけ渡します。

閲覧専用URL：見せるだけの相手に渡す

クライアント・上司・協力会社など、内容を確認してもらいたい相手に渡すURLです。閲覧専用URLで開いた人は、次のことができます。

• ガントチャートを見る
• PDF出力
• カレンダー出力

一方で、タスクの追加・変更・保存はできません。開いた画面の上部には「閲覧専用で表示しています」と表示されるので、相手も「これは見るためのページだ」とすぐにわかります。報告用に渡したURLから予定が動いてしまう心配がなく、落ち着いて共有できます。

以前から使っているプロジェクトで閲覧専用URLを使うには

閲覧専用URLの発行前から使っているプロジェクトでは、共有画面に「閲覧専用URLを使えるようにする」というボタンが表示されます。これを押すと、その場で編集用URLと閲覧専用URLに分かれます。ボタンを押すまでは、今までどおりそのまま使えますので、共有の必要が出てきたタイミングで切り替えれば大丈夫です。

切り替えたあとは、編集メンバーに新しい編集用URLを、見るだけの相手に閲覧専用URLを、それぞれあらためて渡してください。

別の端末・別のブラウザで編集したいとき

編集用URLは、開いたブラウザに記憶されます。そのため、同じパソコン・同じブラウザであれば、次回もそのまま編集を続けられます。

自宅のパソコンやスマートフォンなど、別の端末や別のブラウザで編集したいときは、編集用URLを開いてください。共有画面でコピーした編集用URLを、自分だけが見られるメモやチャットの自分宛てに控えておくと、いつでも取り出せて便利です。

「保存履歴」で好きな時点に戻す

ヘッダーの「保存履歴」ボタンを押すと、直近10回分の保存内容が一覧で表示されます。戻したい版を選んで「この版に戻す」を押せば、その時点の内容に戻ります。

戻した内容も新たに履歴として残るので、「戻してみたけれど、やっぱり戻す前のほうがよかった」という場合にも、もう一度選び直せます。次のような場面で役立ちます。

• タスクをまとめて動かしたら、思っていた形と違ってしまった
• 間違えてタスクを消してしまった
• 打ち合わせ前の状態と、打ち合わせ後の変更点を見比べたい
• クライアントに提出した時点の内容を確認したい

「一度保存してから試す」を習慣にしておくと、思い切った並べ替えも気軽に試せるようになります。

クライアント・チームと共有するときのコツ

2つの機能をうまく生かすために、実務で意識したいポイントをまとめました。

• 進捗報告には閲覧専用URLを使う。相手は最新の工程表をいつでも開けて、PDFやカレンダーにも書き出せる
• 編集用URLは、編集メンバーだけが参加しているチャットやメールで共有する。全員宛ての連絡には閲覧専用URLを載せる
• URLをSNSや、誰でも見られるページには貼らない。相手を決めて、個別に渡す
• メンバーが入れ替わったときは、新しい人に編集用URLと閲覧専用URLのどちらを渡すかを最初に決めておく
• プロジェクトが終わったら、URLを渡した相手を整理し、必要ならPDFで書き出して手元に残しておく
• 大きな変更をする前に一度保存しておくと、保存履歴から戻せる「区切り」ができる

ガントチャートの組み立て方そのものはガントチャートの作り方 — 初めてでも失敗しない5つのステップで、PDFやカレンダーへの書き出し方はガントチャートをPDF出力・カレンダー(.ics)に取り込む方法で詳しく紹介しています。

よくある質問

Q1. 閲覧専用URLで開いた相手も、PDFやカレンダーに書き出せますか？

はい。閲覧専用URLでも、ガントチャートを見る・PDF出力・カレンダー出力ができます。相手の側で書き出せるので、「PDFを送ってほしい」というやり取りが減ります。

Q2. 閲覧専用URLを渡した相手が、あとから編集に加わることになったら？

共有画面から編集用URLをコピーして、その人に渡してください。編集用URLを開けば、タスクの追加・変更・保存ができるようになります。

Q3. 保存履歴は何回分まで残りますか？

直近10回分です。節目となる状態を長く残しておきたいときは、PDFで書き出して手元に保存しておくのがおすすめです。

Q4. 「閲覧専用URLを使えるようにする」を押さないと、使えなくなりますか？

いいえ。ボタンを押すまでは、今までどおり使えます。閲覧専用URLが必要になったときに押してください。

ガンちゃんを無料で使ってみる